De planning: van oktober tot december
De zaken met de rustigste decembermaand beginnen in oktober. Niet omdat klanten dan al bestellen (de meesten doen dat niet), maar omdat de beslissingen tijd vragen: wat u verkoopt, hoeveel, en wanneer mensen kunnen afhalen. Een planning die werkt voor een bakkerij, een chocolatier, een kaaswinkel of een boerderij:
| Wanneer | Wat te doen |
|---|---|
| Begin tot half oktober | Kies het aanbod, leg hoeveelheden en prijzen vast, beslis op welke dagen er afgehaald kan worden. Maak van elk product één exemplaar om te fotograferen. |
| Eind oktober | Zet het kerstaanbod online als voorbestelling. Laat uw vaste klanten weten dat de bestellingen open zijn. |
| November | Herinner klanten eraan, in de winkel en online. In België komt Sinterklaas op 6 december eerst, dus open die bestellingen vroeg. |
| Begin december | Kijk wat goed verkoopt en pas de hoeveelheden aan zolang uw leveranciers nog kunnen leveren. Stuur een tweede herinnering. |
| Ongeveer vier dagen voor de 24e | Sluit de bestellingen voor kerstavond af. Druk de lijsten af en maak het uurrooster. |
| 24 december | Eerste afhaaldag. De bestellingen voor de 31e sluiten een paar dagen later. |
| 31 december | Tweede afhaaldag. Noteer wat uitverkocht raakte, en wanneer. |
In 2026 vallen 24 en 31 december allebei op een donderdag. Met een uiterste besteldatum op de zondag ervoor (20 en 27 december) hebt u maandag tot woensdag om alles klaar te maken.
Kies een beperkt kerstaanbod
Een kerstaanbod moet beperkt genoeg zijn om het goed te maken en het één keer te fotograferen. Zes tot tien producten is voor de meeste zaken ruim voldoende, in duidelijke formaten:
- Bakkerij of patisserie: kerststronken (bûches) voor 4, 6 en 8 personen, een feestelijke brioche, peperkoek, een kerstcake of, in het Verenigd Koninkrijk, mince pies.
- Chocolatier: geschenkdozen in drie formaten, een paar figuren, adventskalenders die in november verkocht worden.
- Kaaswinkel of delicatessenzaak: schotels voor 4, 6 en 10 personen, een raclette- of fonduepakket, een geschenkdoos.
- Boerderij of slager: kapoenen, kalkoenen en gebraden in gewichtsklassen, foie gras, een feestpakket.
- Bloemist: adventskransen (de advent begint in 2026 op 29 november), tafelstukken voor de 24e en de 31e, deurkransen.
- Wijnhandel: champagne, twee of drie gemengde dozen, geschenkdozen met een geschenkboodschap.
Verkoop producten die per gewicht gaan in gewichtsklassen met een vaste prijs (‘kapoen, 3 – 3,5 kg’) in plaats van een prijs per kilo. De klant betaalt de gewichtsklasse bij het bestellen, en niemand hoeft op kerstavond een verschil te verrekenen.
Leg de hoeveelheden vooraf vast
Online voorbestellingen werken omdat u de limiet vastlegt voor de eerste bestelling binnenkomt, niet om zeven uur ’s ochtends op de 24e. Reken terug vanuit uw capaciteit:
- Wat kan uw keuken, koelcel of atelier op elke dag afwerken? Kunnen de oven en het team 60 kerststronken afwerken voor de 24e, dan is dat uw plafond.
- Houd er een deel achter voor de toonbank. Er komen nog altijd klanten zonder bestelling binnen. Er 50 van de 60 online zetten en 10 voor de winkel houden, is een verstandig begin.
- Beperk elk afhaalmoment, en niet alleen elk product, zodat de ochtend van de 24e niet in één keer op u afkomt.
- Laat producten uitverkocht raken. Bereikt een formaat zijn limiet, dan staat het als uitverkocht en kiezen klanten een ander formaat of een andere dag. Zo hoort het systeem te werken.
Tip. Schrijf uw hoeveelheden op één blad (product, formaat, dag, limiet) en leg het bij de telefoon. Belt iemand, dan kunt u zeggen wat er nog over is en verwijzen naar uw website om te bestellen.
Uiterste besteldata
De uiterste besteldatum is de laatste dag om te bestellen voor een bepaalde afhaaldag. Ze beschermt uw productie: u hebt definitieve aantallen nodig om boter en room te bestellen, de levering van uw leverancier vast te leggen en te beslissen wie wanneer werkt. Voor de meeste zaken is drie tot vijf dagen voor de afhaaldag ongeveer goed. Een boerderij die gevogelte bij een kweker bestelt, heeft misschien meer tijd nodig.
Zorg dat niemand de uiterste besteldatum over het hoofd kan zien:
- bij elk kerstproduct: ‘Bestel uiterlijk zondag 20 december, af te halen op 24 december’;
- op een affiche in het venster en een kaartje bij de kassa vanaf half november;
- in de bevestiging van de bestelling, samen met de afhaaldatum en het afhaalmoment.
Is de uiterste besteldatum voorbij, sluit dan de online bestellingen voor die dag af. Laatkomers kunnen nog altijd kopen wat er op de toonbank ligt, en daarvoor hield u net een deel achter.
Beslis tegelijk hoe u met wijzigingen omgaat. Een eenvoudige regel werkt het best: wijzigen en annuleren gratis tot de uiterste besteldatum, daarna niet meer, want dan is de room al opgeklopt. Toon die regel naast de uiterste besteldatum, voordat klanten betalen, zodat niemand ze pas op de 23e ontdekt. Vooraf laten betalen doet de rest: elke kerststronk is betaald voor hij gebakken wordt, en een stronk die niet afgehaald wordt, kost u niet de ingrediënten.
Afhalen op 24 en 31 december
Kerstavond en oudejaarsavond zijn voor veel voedingszaken de twee grootste afhaaldagen van het jaar. Organiseer ze los van de toonbank:
- Laat op 23 december afhalen voor producten die bewaren, om de druk op de 24e te verlichten.
- Gebruik korte afhaalmomenten van 15 minuten vanaf de opening, met een limiet per afhaalmoment, en stop een uur voor u vroeger sluit.
- Zet een afhaaltafel klaar bij de deur, bemand door één persoon met de lijst. Klanten die afhalen, staan niet aan te schuiven achter klanten die nog kiezen.
- Zet klaar en label per afhaalmoment: naam, afhaalmoment en bestelnummer op elke doos. Diepgevroren en gekoelde bestellingen blijven koud tot hun afhaalmoment, met een briefje op de tafel dat zegt waar ze staan.
- Vink elke afhaling af. Om 12 u weet u wie er nog moet komen, en kunt u hen zo nodig bellen.
Omdat de bestellingen vooraf betaald zijn, is de overhandiging in een paar seconden gebeurd: naam, doos, zalig kerstfeest, volgende.
Uw vaste klanten op de hoogte brengen
Uw beste kerstklanten zijn wie nu al elke week langskomt. Breng hen eerst op de hoogte, en doe dat waar ze nu al kijken:
- In de winkel: een affiche in het venster en een kaartje bij de kassa met het aanbod, de uiterste besteldata en uw webadres of een QR-code.
- Aan de telefoon: pas uw voicemail aan (‘Kerstbestellingen kunnen tot 20 december op onze website’) en zeg hetzelfde wanneer u opneemt.
- Per e-mail: hebt u een lijst van klanten die ermee instemden om berichten van u te krijgen, stuur dan één bericht wanneer de bestellingen opengaan en één een paar dagen voor de uiterste besteldatum.
- Online: een bericht op uw sociale media en op uw Google-bedrijfsprofiel, met een foto van de kerststronk en een link naar uw webshop.
- Op uw website: één regel op de startpagina, ‘De kerstbestellingen zijn open’, met een link naar uw tabblad Webshop.
De boodschap bestaat altijd uit dezelfde drie dingen: wat er besteld kan worden, tot wanneer, en wanneer het af te halen is.
Na de feestdagen
Schrijf in de eerste week van januari, nu het nog vers in het geheugen ligt, op wat uitverkocht raakte en wanneer, wat er overbleef, welke afhaalmomenten vol zaten en welke leeg bleven. Het is de nuttigste informatie die u zult hebben voor de hoeveelheden van volgend jaar.
En het seizoen is nog niet helemaal voorbij. In Frankrijk volgt meteen de galette des rois, en dezelfde opzet voor voorbestellingen werkt voor het weekend van Driekoningen. Voor afhalen op gewone dagen gaat onze gids over click & collect dieper in op afhaalmomenten en klaarzetten.
Kerst, voor u ingericht. Add Your Shop voegt een tabblad Webshop toe aan de website die u al hebt, met data voor voorbestellingen, hoeveelheden, afhaalmomenten en kaartbetaling. Stuur ons uw kerstaanbod en prijzen; wij zetten het online en u keurt het goed. Geen opstartkosten, geen maandelijkse kosten: 2,5% per bestelling, dus u betaalt alleen op wat u verkoopt. Open Maison Calvelle, onze fictieve demobakkerij.
